Digital överlämning mellan styrelsemedlemmar i samfällighet

[anis16]

I vår samfällighet så har vi rullande schema för vilka som sitter i styrelsen, dvs 1 år ordinarie och sedan 1 år suppleant. Detta gör att överlämning sker varje år mellan exempelvis tidigare sekreterare till den nya sekreteraren. Då allt ligger digital så har det funnits lösningar med dropbox, gdrive etc. men dessa kräver oftare tvåfaktorsautentisering numera vilket ställer till det vid överlämningar.

Hur gör ni andra när ni lämnar över styrelsearbetet?

 

[Unikt namn]

Beroende på budget skulle jag rekommendera att ni skapar en digital organisation och bjuder in personer till den. Då kan man vara "sig själv", och kan enkelt dra nytta av säkerheten som 2faktor innebär.

Det går tex att skapa ett "företag" i Office 365 för ca 50 kronor i månaden per användare plus moms.
Då får man 1tb lagring, mail och webbversionen av officepaketet.

Det finns säkert liknande erbjudanden hos Google.

Dropbox verkar ta 12€ i månaden för version "standard" - ett team med 3+ användare. Då ingår 5TB lagring men inte epost m.m.

Alternativt budgetvarianten, flyttar ni runt filerna offline med en USB disk mellan era personliga konton.

Att ha molnkonton utan 2faktor, som flera personer delar på är inte att rekommendera.

 

[anis16]

Att ordna med office 365 innebär att någon behöver administrera det och tanken är att ingen ska behöva sitta kvar med "svarte pettern" efter att man varit med i styrelsen efter sin omgång.

Sökte lite på ämnet och det verkar finnas ganska färdiga digitala lösningar för BRF:er där man har digitala styrelseprotokoll etc. och där det finns ett klart sätt att lämna över stafettpinnen för styrelsen. Inte hittat nåt liknande för samfälligheter så vitt jag ser men det måste ju finnas ett behov tycker jag.

 

[Skip6711]

Skaffa en domän och hemsida om ni inte redan har det. Det medföljer ofta lagringsutrymme och epostadresser.
Lägg upp en epostadress till varje styrelsemedlem. Tillgång till dokument på hemsidan löser du med accessnivåer direkt på användaren. Epostadresserna används av de som vid tillfället bär styrelseposten. Nytt lösenord när ni byter styrelseposter. Koppla adresserna till ett kontaktformulär på hemsidan. Enkelt för medlemmarna att kontakta styrelsen när det hela tiden är samma epostadress

 

[Unikt namn]

Alla tekniska lösningar kräver ju en administratör.

Fördelen med en "organisation" är att du tilldelar rollen administratör till en eller flera personer. Den avgående administratören lägger till den nye rent tekniskt, sen får den nye ta bort den gamle, eller så hyr man in tjänsten av en lokal IT firma.

Men det är möjligt att en brf-plattform rent tekniskt matchar era behov jättebra. Det går kanske att få en provperiod eller demo till ett rabatterat pris?

 

[sprucetwig]

Det finns fysiska lösningar för tvåfaktorsautentisering, alltså som kopplas in i datorn. Då går det att fortsätta på det viset ni gör idag men ändå ha hyfsad säkerhet. Kräver dock att de tjänster ni använder stöder det.

 

[cpalm]

Sökte lite på ämnet och det verkar finnas ganska färdiga digitala lösningar för BRF:er där man har digitala styrelseprotokoll etc. och där det finns ett klart sätt att lämna över stafettpinnen för styrelsen.

Har bara använt det ur ett BRF-perspektiv, men utmaningen är ju väldigt snarlik och jag skulle starkt rekommendera att använda en sådan färdig föreningslösning, som är hyfsat anpassad till ändamålet och är minimalt med anpassningar och administration och som inte kräver någon djupare teknisk kompetens.

Hemsida, föreningsmejl, mejllistor och intern gemensam lagringsplats är väl det man framför allt behöver.

 

[Skip6711]

Alla tekniska lösningar kräver ju en administratör.

Fördelen med en "organisation" är att du tilldelar rollen administratör till en eller flera personer. Den avgående administratören lägger till den nye rent tekniskt, sen får den nye ta bort den gamle, eller så hyr man in tjänsten av en lokal IT firma.

Men det är möjligt att en brf-plattform rent tekniskt matchar era behov jättebra. Det går kanske att få en provperiod eller demo till ett rabatterat pris?

Ifall man inte har för höga ambitioner så finns det mycket pengar att spara på en egen lösning.
one.com har t ex en "egen" wordpresslösning. De flesta skulle nog klara av att sätta upp deras hemsida.

 

[cpalm]

Ifall man inte har för höga ambitioner så finns det mycket pengar att spara på en egen lösning.

Enligt min erfarenhet är dock risken att ingen annan än initiativtagaren intresserar sig för lösningen, vilket innebär att denne får agera "datasupport" tills vidare och att allt går i stå om/när denne försvinner. Tills det kommer in en ny "hacker" i styrelsen som tycker den gamla lösningen är skit och lägger en massa tid till att börja om från början och bygga något nytt utifrån sina preferenser.

Nä, bättre att ta något väldigt lättanvänt som förvaltas externt.

 

[Skip6711]

Enligt min erfarenhet är dock risken att ingen annan än initiativtagaren intresserar sig för lösningen, vilket innebär att denne får agera "datasupport" tills vidare och att allt går i stå om/när denne försvinner. Tills det kommer in en ny "hacker" i styrelsen som tycker den gamla lösningen är skit och lägger en massa tid till att börja om från början och bygga något nytt utifrån sina preferenser.

Nä, bättre att ta något väldigt lättanvänt som förvaltas externt.

Det hänger nog på utförandet och överlämnandet. Enligt min ringa erfarenhet har det fungerat utmärkt och besparat föreningen från en massa utgifter, men det som funkar för mig behöver inte funka för dig!

 

[cpalm]

det som funkar för mig behöver inte funka för dig!

Grejen är det inte handlar så mycket om vad som funkar för dig och mig, utan vad som funkar för övriga styrelsemedlemmar, nu och förhoppningsvis under många år framöver.

 

[merbanan]

Jag har nyttjat ett Google docs kalkylblad och mappat in allt så det passar i kalkylbladsform. Man kommer långt med det och folk greppar strukturen snabbt.

 

[Skip6711]

Grejen är det inte handlar så mycket om vad som funkar för dig och mig, utan vad som funkar för övriga styrelsemedlemmar, nu och förhoppningsvis under många år framöver.

Jag håller inte med. Jag hävdar att det handlar fortfarande om utförande och överlämnande.
2013 byggde jag vår förenings hemsida i Wordpress. Den har dokumentarkiv. Allt från ritningar till Styrelsemötesprotokoll. Ett forum. Massutskicksfunktionalitet. Kontaktuppgifter, Kontaktformulär samt en egen yta för styrelsen som bara syns i styrelsemedlemmarnas menyer. Alla dokument i arkivet utanför Styrelsens yta är tillgänglig för alla medlemmar. Dock måste de vara inloggade. Jag har inte varit med i styrelsen på 7-8 år så den större delen av tiden har "lekmän" skött hemsidan. Eftersom jag gjorde en ordentlig överlämnig och dessutom dokumenterat allt så är det bara att kolla i manualen om man behöver lägga till nya medlemmar eller publicera ett inlägg eller utskick som skall gå ut till alla medlemmarna. 10 år och ett antal styrelser senare gör den fortfarande jobbet.

 

[MrJay]

USB minne

 

[anis16]

Jag håller inte med. Jag hävdar att det handlar fortfarande om utförande och överlämnande.
2013 byggde jag vår förenings hemsida i Wordpress. Den har dokumentarkiv. Allt från ritningar till Styrelsemötesprotokoll. Ett forum. Massutskicksfunktionalitet. Kontaktuppgifter, Kontaktformulär samt en egen yta för styrelsen som bara syns i styrelsemedlemmarnas menyer. Alla dokument i arkivet utanför Styrelsens yta är tillgänglig för alla medlemmar. Dock måste de vara inloggade. Jag har inte varit med i styrelsen på 7-8 år så den större delen av tiden har "lekmän" skött hemsidan. Eftersom jag gjorde en ordentlig överlämnig och dessutom dokumenterat allt så är det bara att kolla i manualen om man behöver lägga till nya medlemmar eller publicera ett inlägg eller utskick som skall gå ut till alla medlemmarna. 10 år och ett antal styrelser senare gör den fortfarande jobbet.

Ni lyckats bra då med en manual som då även teknikanalfabeter kan hantera. Dvs handhavandet fungerar. Svårigheten blir om någon av tekniken blir obsolit, exempelvis java-applets eller macromedia, eller att webbhotellets CM byts från en typ till en annan. Exempelvis bytte one.com sitt hembyggda "alla kan bygga en hemsida" till ett nytt format -> krävdes en hel del jobb för en förening som jag var med i. Nu är väl wordpress rätt stabilt men kräver viss kompetens och antal timmar för att få det fungera + dokumentation.

Om man lyfter blicken lite från filhantering/hemsida/medlemmskommunikation och jämför med andra breda "digitaliseringar" så tänker jag närmast på de olika skolplattformarna (är inne på den 5:e varianten i vårt fall) då de första var enklare html-baserad hemsida som man gick in med datorns webbläsare (statisk lösenord, samma för alla) och kunde ladda ner dokument tills nu då de bara är app-baserade med bankID inloggning och man tycker lärare som postar saker i fil-format är utdaterade. Formatet och behovet är standardiserat mer eller mindre vad som behövs för skolor, det är mer UX-skillnader mellan de olika varianterna. Varför skulle man inte kunna digitalisera samfällighetsarbetet på liknande sätt? De flesta styrelserna består ju av fastighetsägarna och då finns de ju med i medlemsregistret -> kanske möjligt med BankID inloggning på samma sätt och då enklare att bara flytta över från en avgående till en ny styrelsemedlem. Sedan är ju arbetetsformalia ganska standardiserat, dvs kallelser, dagordning, protokoll, budget, underhållsplan etc. Dessa behöver ju inte ligga i Word/doc utan kan ju vara i databas och möjlighet till pdf-utskrift om det måste finnas på papper. Finns säkert massa andra funktioner som skulle kunna ingå om man tänker ett par varv till.

Finns det någon sådant som riktar sig till samfälligheter? Eller hur ser föreningslösningarna ut?