Rösttvång för styrelsemedlemmar
Det största problemet jag har haft i de brf och samfällighet styrelser jag har suttit i är styrelsemedlemmarnas passivitet. Många sitter bara i styrelsen för att bevaka ett specifikt intresse. De har också en grundmurad inställning att ordföranden sköter allt och de är inte ansvariga för styrelsens beslut. Okunskap är ursäktat, de flesta är trots allt lekmän. Många ärenden är också känsliga, man måste säga nej till en granne. Vi svenskar har svårt för det. Resultatet av allt detta är att ärenden förhalas och arbetsbelastningen blir ojämn, vissa medlemmar gör ingenting.
För att förbättra styrelsens effektivitet vill jag införa röstning via en nättjänst för allt som måste beslutas. Alla styrelsemedlemmar måste då ta ställning och tydligt bli medansvarig i besluten. Ingen kan heller skylla på att de inte kan komma till möten.
Min fråga till medlemmarna i detta forum är vilken erfarenhet ni har att tvinga styrelsemedlemmar att ta ställning? Avgår de då, röstar de blankt eller får det andra konsekvenser?
Tacksam för återkoppling
För att förbättra styrelsens effektivitet vill jag införa röstning via en nättjänst för allt som måste beslutas. Alla styrelsemedlemmar måste då ta ställning och tydligt bli medansvarig i besluten. Ingen kan heller skylla på att de inte kan komma till möten.
Min fråga till medlemmarna i detta forum är vilken erfarenhet ni har att tvinga styrelsemedlemmar att ta ställning? Avgår de då, röstar de blankt eller får det andra konsekvenser?
Tacksam för återkoppling
Det låter som att ni har stora problem i er styrelse om inte styrelsemedlemmarna förstår att de är gemensamt ansvariga för alla beslut. Det borde stå något i stadgarna om hur beslut fattas. De flesta gånger behöver det inte vara så formellt som fysisk votering, vi körde väldigt mycket med acklamation och i de flesta fall var alla överens. Då vi inte var överens så blev det oftast inget gjort.
Det finns en mekanism för att visa sitt missnöje och det är att reservera sig, skriftligt, mot beslutet. Gör man inte det håller man i princip med. Vad jag förstår har ni folk som säger varken det ena eller andra. Då måste de förstå att de samtycker till besluten och är delaktiga i dem oavsett vad de tycker själva.
Det låter för övrigt som ett riktigt elände att ordf ska stå för allt jobb. Det fungerar inte i längden. Kanske titta på vad det kostar att ta in en professionell förvaltare? Kostnaden för det brukar engagera folk...
Det finns en mekanism för att visa sitt missnöje och det är att reservera sig, skriftligt, mot beslutet. Gör man inte det håller man i princip med. Vad jag förstår har ni folk som säger varken det ena eller andra. Då måste de förstå att de samtycker till besluten och är delaktiga i dem oavsett vad de tycker själva.
Det låter för övrigt som ett riktigt elände att ordf ska stå för allt jobb. Det fungerar inte i längden. Kanske titta på vad det kostar att ta in en professionell förvaltare? Kostnaden för det brukar engagera folk...
En IT-lösning löser inte era problem. Se istället till att hela styrelsen får en styrelseutbildning, då kommer någon annan tala om för dem vilket ansvar de har.
Tyvärr är del svårt att bli profet i eget hus.
Tyvärr är del svårt att bli profet i eget hus.
Till att börja med är jag tveksam till om nätbaserad röstning blir giltig. Jag tror att de som röstar måste närvara (ev. via telefon) på mötet, under hela tiden som beslutet hanteras av mötet.
Det man kan göra är att förtydliga att för styrelsemedlemmar så gäller "närvaroplikt" på styrelsemötena. Kan man inte närvara så MÅSTE man meddela orföranden, och det är lämpligt att den som inte kan närvara också säkerställer att en suppleant är närvarande på mötet. jag tror inte att närvaroplikten skall ses som formellt korrekt, men det skulle jag som ordförande kräva av styrelsen.
Vid en röstning så blir hela styrelsen ansvarig för beslutet, såvida man inte specifikt reserverar sig mot det tagna beslutet. Normalt sett så är styrelseprotokoll hemliga, man skall inte prata utanför styrelsen om hur olika ledamöter har röstat, och egentligen inte om hur man själv röstat heller. Så din granne skall inte veta vilka styrelseledamöter som "blandat sig i".
I normalfallet så tar styrelsen beslut med acklamation, man räknar inte röster, utan noterar bara vilket förslag som flest röstade på. Och registerar inte hur de olika ledamöterna röstar. Om det är viktigt för en eller några ledamöter så kan man välja att formellt räkna rösterna.
Enl. min erfarenhet så är det väldigt ovanligt att styrelsen inte är enhällig i sina beslut. Det kan finnas någon som egentligen har en avvikande åsikt, men som inser att han/hon är i minoritet, och bara inte säger något vid omröstningen. Är frågan väsentlig så reserverar man sig mot beslutet (har faktiskt inte varit med om det).
Sedan är det en annan femma att det oftast är en eller möjligen två som är drivande och lägger tid på föreningsarbetet. Men det är egentligen en annan fråga. Och om jag som ordf. har svårt att få något gjort om jag inte gör det själv, visar det bara på att jag är dålig på att delegera, skulle bli en usel VD.
Det man kan göra är att förtydliga att för styrelsemedlemmar så gäller "närvaroplikt" på styrelsemötena. Kan man inte närvara så MÅSTE man meddela orföranden, och det är lämpligt att den som inte kan närvara också säkerställer att en suppleant är närvarande på mötet. jag tror inte att närvaroplikten skall ses som formellt korrekt, men det skulle jag som ordförande kräva av styrelsen.
Vid en röstning så blir hela styrelsen ansvarig för beslutet, såvida man inte specifikt reserverar sig mot det tagna beslutet. Normalt sett så är styrelseprotokoll hemliga, man skall inte prata utanför styrelsen om hur olika ledamöter har röstat, och egentligen inte om hur man själv röstat heller. Så din granne skall inte veta vilka styrelseledamöter som "blandat sig i".
I normalfallet så tar styrelsen beslut med acklamation, man räknar inte röster, utan noterar bara vilket förslag som flest röstade på. Och registerar inte hur de olika ledamöterna röstar. Om det är viktigt för en eller några ledamöter så kan man välja att formellt räkna rösterna.
Enl. min erfarenhet så är det väldigt ovanligt att styrelsen inte är enhällig i sina beslut. Det kan finnas någon som egentligen har en avvikande åsikt, men som inser att han/hon är i minoritet, och bara inte säger något vid omröstningen. Är frågan väsentlig så reserverar man sig mot beslutet (har faktiskt inte varit med om det).
Sedan är det en annan femma att det oftast är en eller möjligen två som är drivande och lägger tid på föreningsarbetet. Men det är egentligen en annan fråga. Och om jag som ordf. har svårt att få något gjort om jag inte gör det själv, visar det bara på att jag är dålig på att delegera, skulle bli en usel VD.
Tack för den respons jag har fått hittills. Det är egentligen olika problem, eller utmaningar som det heter nuförtiden. Den största utmaningen jag erfar är att få till ett möte, medlemmar är hårt uppbokade och fritiden är dyrbar, speciellt för förvärvsarbetande småbarnsföräldrar. Vi satt en gång på ett Brf möte och väntade på en medlem som skulle "komma snart". Hon kom inte för hon somnade när hon läste godnattsagor för sina barn! Styrelsen blev inte beslutsfähig då det kom för få medlemmar. Som pensionär har jag lätt att komma till möten med kort varsel liksom andra pensionärer. Styrelser blir därför "pensionärstunga" och jag tycker att yngre människor ska ha en röst i styrelsen och då måste man jobba på deras villkor. Att sköta styrelseärenden via nätet är ett sådant sätt men det ogillas av de som tycker "det är trevligt att träffas". Man kan väl träffas utan att ha styrelsemöte!
Styrelsemedlemmar i de parkerings samfälligheter jag sköter bor inte nära parkeringen. De är anställda av fastighetsbolag och prioriterar ner samfälligheter, de måste förvalta fastigheten i första hand. De har lite tid för styrelsemöten och aldrig på kvällstid. Även stugföreningar, bryggföreningar mm bor inte nära anläggningen annat än vid säsongen. Får man medlemmar i samfälligheter till årsstämma får man vara nöjd. De skulle uppskatta att slippa sitta på tidskrävande möten.
Enligt min bedömning bör de flesta styrelsebeslut kunna göras via nätet och spara in på möten tills det finns känsliga och komplicerade frågor att ta ställning till.
Som ni säger är få ärenden kontroversiella och enighet kan lätt uppnås, i alla fall majoritet. Men en del ärenden kan inte vänta så länge, t ex godkännande av en andrahandsuthyrning. Röstning är överkurs på fysiska möten men, om man kommunicerar vi nätet behövs ett kvitto på att medlemmarna har tagit del av ärendet och också "närvarat". Det uppnår man om man kräver att varje medlem ska uppge sin röst, även för enklare beslut.
Sedan är det frågan om "nätbeslut" är giltiga. Den tjänst jag använder mig av skrivs alla beslut under en viss tidsperiod ut på ett protokoll som sedan ska undertecknas, precis som vanligt men undertecknandet sker vid nästa tillfälle som styrelsemedlemmarna träffas fysiskt, t ex i samband med stämman. Borde hålla för en prövning.
Styrelsemedlemmar i de parkerings samfälligheter jag sköter bor inte nära parkeringen. De är anställda av fastighetsbolag och prioriterar ner samfälligheter, de måste förvalta fastigheten i första hand. De har lite tid för styrelsemöten och aldrig på kvällstid. Även stugföreningar, bryggföreningar mm bor inte nära anläggningen annat än vid säsongen. Får man medlemmar i samfälligheter till årsstämma får man vara nöjd. De skulle uppskatta att slippa sitta på tidskrävande möten.
Enligt min bedömning bör de flesta styrelsebeslut kunna göras via nätet och spara in på möten tills det finns känsliga och komplicerade frågor att ta ställning till.
Som ni säger är få ärenden kontroversiella och enighet kan lätt uppnås, i alla fall majoritet. Men en del ärenden kan inte vänta så länge, t ex godkännande av en andrahandsuthyrning. Röstning är överkurs på fysiska möten men, om man kommunicerar vi nätet behövs ett kvitto på att medlemmarna har tagit del av ärendet och också "närvarat". Det uppnår man om man kräver att varje medlem ska uppge sin röst, även för enklare beslut.
Sedan är det frågan om "nätbeslut" är giltiga. Den tjänst jag använder mig av skrivs alla beslut under en viss tidsperiod ut på ett protokoll som sedan ska undertecknas, precis som vanligt men undertecknandet sker vid nästa tillfälle som styrelsemedlemmarna träffas fysiskt, t ex i samband med stämman. Borde hålla för en prövning.
Att fatta beslut "per capsulam" är inget konstigt och kan absolut användas. Till detta duger e-post eller annan kommunikationsform. Man behöver inget avancerat system för att hålla reda på röstning, som sagt så är beslut som är fattade styrelsens gemensamma ansvar om inte någon specifikt reserverat sig.
Kan inte påstå att jag direkt känner igen problemet. Nog för att det nästan alltid finns de som nästan aldrig gör något i en lekmannastyrelse. Ser inte riktigt heller varför man uppfattar det som ett problem. Krasst sett är det ju så att ju färre personer som skall enas i en fråga, desto fortare och enklare kommer man till beslut.E Erfaren styrelseledamot skrev:
Men vi har varit tydliga med att det är närvaroplikt på styrelsemötena. Om någon likväl haft förhinder så krånglar man inte till det mer än att övriga ledamöter tar beslut utan den personen. Styrelsen är normalt beslutsför med hälften av ledamöterna närvarande.
Många beslut fattas även löpande per mejl. Om det inte bara är rena formaliafrågor är det då rimligt att man ligger på för att få svar från alla, så att man har svart på vitt att alla haft möjligheten att yttra sig.
Sitter själv i br styrelse, fastighetsdelen. Måste säga det flyter på bra och jag o den som är ekonomiansvarig(räkningar) har nog mest att göra. Men alla bidrar på sitt sätt. Enda pensionären i styrelsen ligger på o förhandla gemensam el, boräntor osv. Dvs det som man kan göra om man är mycke ledig. Själv har jag inställningen att jag inte måste demokratiskt dra allt för övriga i alla lägen. Vissa anmälningar flippar jag direkt till firman som har fastighetsskötseln o mailar styrelsen vad som hänt. Med heltidsjobb o annat så kan man inte vara passiv. Vi har möten 1 gång i månaden ca o upplever de är väldigt framåtskridande i perspektiv. Har aldrig upplevt annat även när jag var suppleant, att ordföranden är mer som teamledaren. Dock kan jag tänka mig det blir problem där du bara har pensionärer i styrelsen eller en väldigt dominant person är ordförande.
Tycker det ökade fokus o blev trevligare, när vi byggde ett styrelserum inne i ett stort förråd som vi hade. Tidigare körde vi hos varandra. Det ökar också möjlighet att fler vill gå med i styrelsen. Vi har hur jämnställt o trevligt som helst på mötena. Körde alla sitt eget race så fattar jag inte varför man sitter i styrelsen.
Största problemet är väl att pensionären är så på om byta datavtal,solel , laddstolpar osv. Det är svårt orka hinna med allt. Kan även bli långa monologer på mötena där det gjorts stora prognoser om framtida ränteutveckling o förutspådda räntor. Antar för mycke fritid.
Tycker det ökade fokus o blev trevligare, när vi byggde ett styrelserum inne i ett stort förråd som vi hade. Tidigare körde vi hos varandra. Det ökar också möjlighet att fler vill gå med i styrelsen. Vi har hur jämnställt o trevligt som helst på mötena. Körde alla sitt eget race så fattar jag inte varför man sitter i styrelsen.
Största problemet är väl att pensionären är så på om byta datavtal,solel , laddstolpar osv. Det är svårt orka hinna med allt. Kan även bli långa monologer på mötena där det gjorts stora prognoser om framtida ränteutveckling o förutspådda räntor. Antar för mycke fritid.
Redigerat: